Bài viết dưới góc độ quan sát của 1 sales logistics.
Trong nghề forwarder, trouble được coi như một phần tất yếu, không thể tránh khỏi.
Vậy làm thế nào để trouble nó né mình ra hoặc có găp cũng có biện pháp phòng tránh (như đeo khẩu trang khi có dịch corona vậy). Cần phân biệt 2 nguyên nhân gây ra trouble: chủ quan và khách quan.
Một số lý do chủ quan và giải pháp xử lý:
– Báo giá thiếu chi phí sau khi chốt với khách thì khách không trả thêm phần thiếu, chi phí phát sinh. => Hiểu rõ quy trình xử lý 1 lô hàng với các điều kiện incoterm tương ứng, mỗi một công đoạn thì list tất cả các phí phát sinh theo thứ tự cong việc, sales mới có thể nhờ leader support check lại để gửi khách.
– Không note những phí phát sinh bất thường trong báo giá trước (chi phí tham vấn giá, nợ chứng từ, lưu bãi, lưu cont, đường cấm,..) => Cần nắm được những vấn đề phát sinh khi làm hải quan để tư vấn trước cho khách những vấn đề có thể xảy ra, khách cũng ok khi phải chi tiền chứ không báo trước thì khách có thể không đồng ý hoặc đồng ý nhưng cũng không vui vẻ gì, không có lợi cho quan hệ hợp tác về sau.
– Đặc biệt với những chuyến tàu chạy dài ngày sẽ có 2 service, tàu direct và tàu transit, tất nhiên cước cũng sẽ khác nhau tuy nhiên sales chọn giá thấp hơn để báo cho khách mà không lưu ý rủi ro hàng bị delay ở cảng chuyển tải do hàng tàu ưu tiên những account có sản lượng lớn => Luôn luôn update cho khách nhiều lựa chọn, đưa ra những phát sinh có thể có với mỗi lựa chọn, giá rẻ đồng nghĩa với service không tốt bằng giá cao. Khi đã thông báo cho khách đầy đủ thông tin thì quyền quyết định và trách nhiệm đương nhiên khách phải chịu nếu có phát sinh.
– Sai chứng từ. Cách nhanh nhất để xử lý thủ tục hải quan nhanh là chuẩn bị một bộ chứng từ chuẩn để nộp cho hải quan. Sai chứng từ dẫn đến mất thời gian xử lý và đôi khi là cả chi phí để xử lý. => Luôn luôn kiểm tra lại tất cả chứng từ đảm bảo đồng bộ thống nhất giữa các chứng từ cũng như thực tế hàng hóa.
– Hs code không phù hợp: khách cung cấp thông tin thiếu hoặc không chính xác dẫn đến tư vấn sai Hs code so với thực tế hàng hóa , Hải quan yêu cầu đổi hs code dẫn đến tăng thuế hoặc bác CO. Thực tế Hs code là một vấn đề khó chắc chắn khi tư vấn cho khách hàng. Trước đây bạn nhập Hs code này lô sau hải quan khác hoặc chi cục khác lại yêu cầu hs code khác. => Luôn luôn tư vấn đúng hs code theo thông tin khách hàng cung cấp, thông báo cho khách hàng cung cấp chính xác thông số , mô tả hàng hóa, xây dựng phương án hải quan (tên hàng tiếng việt, hs code, thuế nhập khẩu, thuế vat) gửi cho khách hàng để confirm. Lưu ý với khách hàng về rủi ro hải quan có thể yêu cầu thay đổi hs code, cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu catalogue để chứng minh hs code của mình đúng.
– Thất lạc chứng từ gửi khách. Vấn đề này tưởng như không quan trọng nhưng lại rất cần thiết khi một số khách hàng yêu cầu nhận chứng từ hóa đơn mới thanh toán. => Nên scan hoặc chụp ảnh toàn bộ chứng từ sau đó gửi qua email cho khách, tracking người nhận trên hệ thống của bên Cpn để confirm với khách đã nhận được chứng từ hay chưa.
Một số lý do khách quan:
– Xe hoặc tàu bị tai nạn, mất hàng hoặc thiệt hại lo lý do khách quan => Tư vấn khách mua bảo hiểm hàng hóa với lô hàng giá trị lớn hoạc tàu chạy dài ngày.
– Hàng LCL dễ bị hư hỏng => Yêu cầu đóng kiện chắc chắn mới nhận hàng, nếu khách không đồng ý đóng kiện thì cần thống nhất điều khoản cụ thể trong hợp đồng dịch vụ
– Những lô hàng term EXW, FOB, FCA cần lưu ý về thời gian DEM, DET tại đầu xuất khẩu tránh phát sinh kiểm hóa dẫn đến trượt tàu phát sinh lưu cont, lưu bãi. Hầu hết sales mới thường ít quan tâm đến DEM, DET tại đầu xuất khẩu.
– Vấn đề phát sinh hỏng cont, cần yêu cầu shipper, consignee cung cấp ảnh sàn cont khi đóng, nhận hàng để phòng trường hợp phát sinh về sau.
…
Trên đây là một số kinh nghiệm của bản thân mình đúc rút ra trong quá trình làm sales logistics, hy vọng bổ ích cho mọi người.
Tình hình dịch bệnh kéo dài ảnh hưởng không ít đến kết quả của ae sales nói riêng, chúc ae chân cứng đá mềm vượt qua giai đoạn khó khăn này.
Cuối tuần vui vẻ ^^
Lily Trinh.